Personalabteilungen geraten in jüngerer Zeit geraten zunehmend unter Druck, datenbasierter zu arbeiten. Dies ist notwendig, um den aktuellen Herausforderungen des Arbeitsmarktes zu begegnen und die eigene Organisation mitarbeiterzentriert auszurichten. Daher wächst das Interesse an „Workforce-“ oder „People Analytics“.
Aber wie nutzen HR-Praktiker People Analytics in der Praxis? Wie helfen People Analytics den HR-Teams, Daten optimal für strategische Unternehmensentscheidungen zu nutzen? Und welche Voraussetzungen müssen Unternehmen schaffen, um People Analytics erfolgreich zu integrieren?
People Analytics als Werkzeug des Personalwesens
Es verwendet Informationstechnologie, um durch deskriptive, visuelle und statistische Analysen von Daten – diese betreffen Personalprozesse, Humankapital, Firmenperformance und externe Vergleichswerte – datenbasierte Entscheidungen zu fördern (Marler/Boudreau 2016, S.15).
Einfach ausgedrückt: Mit personenbezogenen Daten lassen sich Entscheidungsprozesse effizienter und agiler gestalten. Dies beeinflusst Bereiche wie Mitarbeitergewinnung, -bindung, Leistungssteigerung und die strategische Planung. Daraus kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für Unternehmen entstehen.
Viele Begriffe im Kontext von HR-Datenanalyse führen oft zu Missverständnissen, darunter HR Analytics, Talent Analytics, Workforce Analytics, Workforce Intelligence und HR Data Science.
Ziele und Einsatzmöglichkeiten von People Analytics
People Analytics unterstützt die Personalarbeit durch ein einfaches Ursache-Wirkungs-Prinzip. Mit Datenanalysen werden kausale Zusammenhänge aufgedeckt und interpretiert, um so Verbesserungen herbeizuführen und den Unternehmenserfolg zu steigern.
Recruiting
Welche Kandidaten passen am besten zur Unternehmenskultur? Über welche Kanäle kommen die Bewerber?
Krankheitstage
In welchen Abteilungen sind die meisten Krankheitsfälle zu verzeichnen? Auf welche Gründe kann dies zurückgeführt werden?
Fluktuation
In welchen Teams ist die Fluktuationsrate besonders hoch? Hat sie zu- oder abgenommen?
Fähigkeiten-Transparenz
Welche Fähigkeiten (Hard und Soft Skills) sind im Unternehmen vorhanden? Welche werden für einen Unternehmenswachstum benötigt?
Personalplanung
Wie sieht die Mitarbeiterstruktur aus? Wie lässt sich in Zukunft eine ausgeglichene Mitarbeiterstruktur schaffen?
Entwicklung
Wie sehen die Entwicklungskurven einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen aus? Welchen Einfluss hat das auf die Produktivität?
High-Potentials
Welche Mitarbeiter sind besonders engagiert? Werden Verantwortungen für zusätzliche Projekte übernommen?
Produktivität
In welchen Abteilungen /Arbeitsschritten gibt es Produktivitätseinbuße? Wie hat das Einfluss auf den Umsatz oder die Arbeit von anderen?
Erste Schritte: So können Sie mit People Analytics starten
Schritt 1: Identifizierung der HR-Herausforderung
Jeder People Analytics Prozess beginnt mit der Identifikation einer klaren HR-Fragestellung und legt darauf basierend erfolgskritische Ziele für das Unternehmen fest.
Was sind die drei kontinuierlichsten HR-Probleme? Welches davon hat den größten Einfluss auf den Unternehmenserfolg?
Beispiel: Unternehmen X verzeichnet eine geringe Mitarbeiterbindung und hohen Kosten durch Fluktuation. Der spezifische Business Case des Unternehmens zielt daher darauf ab, die Fluktuation zu minimieren, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und so das Wachstum zu unterstützen sowie überflüssige Kosten zu vermeiden. Hieraus wird folgende Fragestellung abgeleitet: Aus welche Gründen verlassen die Mitarbeiter das Unternehmen?
Schritt 2: Daten, Daten, Daten
Nach der Festsetzung der konkreten Fragestellung wird nun eine solide Datenbasis erhoben und ermittelt. Diese variieren je nach Art der geplanten Analyse. Der Fokus sollte hier auf Daten liegen, welche für die Problemlösung zentral und relevant sind.
Welche Daren sind für die Analyse des HR-Problems relevant? Welche sind bereits vorhanden und welche können noch erhoben werden?
Die ausgewählten Daten erfordern eine entsprechende Aufbereitung, Reinigung und Vorbereitung für die Analyse. Genauer gesagt: Um die Qualität der Analysen und Resultate zu gewährleisten, ist es wichtig die Datensätze in Bezug auf ihre Art (quantitativ, qualitativ), ihre Qualität (fehlende Einträge, Messgenauigkeit) und ihr Quellsystem (technischer Zugriff) zu überprüfen.
Schritt 3: Datenanalyse
Welche Analysen sind im Rahmen der vorliegenden Datenstruktur am sinnvollsten für das Analyseziel?
Für die Auswertung der erhobenen Daten durchzuführen, muss das richtige Analyseverfahren gewählt werden. Diese reichen von deskriptiven, diagnostischen bis hin zu prädikativen Datenanalysen. Die Analyse in diesem Schritt liefert konkrete empirische Belege hinsichtlich der ursprünglichen Frage.
Beispiel: Um die Ursachen für die Mitarbeiterfluktuation zu erfassen, können beispielsweise Treiberanalysen nützlich sein. Diese Methoden, die aus dem Bereich der diagnostischen People Analytics und der multivariaten Statistik stammen, ermöglichen eine clusterspezifische Identifizierung und Bewertung von Austrittsgründen.
Schritt 4: Erkenntnisse gewinnen
Mit Hilfe der zielgerichteten Analyse ist es nun möglich, Erkenntnisse aus der HR-Fragestellung zu erhalten und dann somit als Entscheidungsgrundlage dienen.
Welche Erkenntnisse lassen sich aus den Analysen ziehen? Wie können diese den zuständigen Stakeholdern zur Verfügung gestellt werden?
Beispiel: Im Unternehmen X liefert die Datenanalyse mehrere Gründe für die Fluktuation der Mitarbeiter: Mangelnde berufliche Perspektiven, Schlechte Arbeitsplatzausstattung, mangelnde Onboarding-Prozesse. Diese Informationen sollten nun an die verantwortlichen Führungspersonen weitergegeben werden. Zudem können diese Erkenntnisse auch für andere HR-Bereiche wie Personalentwicklung oder Employer Branding relevant sein.
Schritt 5: Handlungen ableiten durch datengestütztes Personalmanagement
Die Königsdisziplin in People Analytics besteht darin, dieses Instrument für ein datenbasiertes und proaktives Personalmanagement einzusetzen. Der Wettbewerbsvorteil kann nur dann bestehen, wenn auf Basis der Daten auch konkrete Veränderungen durchgeführt werden.
Welche Handlungsmaßnahmen lassen sich aus den Analysen ableiten?
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Mangelnde berufliche Perspektiven: Aufstiegschancen und fachliche Weiterentwicklung fördern und interne Programme einleiten
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schlechte Arbeitsplatzausstattung: mobiles Arbeiten ermöglichen und damit flexible Arbeitsprozesse einleiten
- mangelnde Onboarding-Prozesse: Optimierung der Phasen des Onboardings
Schlussendlich bieten die Vorteile von People Analytics erheblichen Mehrwert für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Indem kausale Zusammenhänge identifiziert und interpretiert werden, können Optimierungen vorgenommen und der Unternehmenserfolg erhöht werden.
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*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.