In einer Zeit, in der der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte immer intensiver wird, spielt das Personalmanagement eine zentrale Rolle für den langfristigen Unternehmenserfolg. Ein effektives Personalmanagement geht weit über die reine Verwaltung von Arbeitskräften hinaus – es ist der Schlüssel zur Mitarbeiterbindung und somit zur Sicherung von Wissen und Stabilität im Unternehmen. Dieser Artikel geht auf die Relevanz des Personalmanagements ein, sowie die Aufgabengebiete und den Zusammenhang mit einem effektiven Employee Lifecycle Management.
Inhalt
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Was ist Personalmanagement?
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Warum gutes Personalmanagement wichtig ist
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Welche Aufgaben hat Personalmanagement?
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Die Bedeutung des Personalmanagements für die Mitarbeiterbindung
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Die Rolle des Personalmanagements im Employee Lifecycle
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Die Zukunft des Personalmanagements
Was ist Personalmanagement?
Der Definition nach fällt Personalmanagement unter den Bereich Personalwesen. Als Synonyme werden oftmals Personalwirtschaft oder auch Human Resources Management, kurz HRM, verwendet. Dem Personalmanagement kommen diverse Aufgabe zu, wie Personalführung, -entwicklung, -planung und -verwaltung.
Obwohl es unterschiedliche Bezeichnungen für Personalmanagement gibt, verfolgen doch alle das gleiche Ziel: Die vorhandenen Mitarbeiter so gut wie möglich einzusetzen, sodass einerseits das Unternehmen selbst davon profitiert, als auch andererseits die Mitarbeiter zufrieden sind und dem Unternehmen erhalten bleiben.
Zu unterscheiden sind hierbei die folgenden drei Bereiche:
- Strategisches Personalmanagement
Dieses bildet die Schnittstelle zwischen der Personalstrategie und der Unternehmensstrategie. Es kommt hierbei unter anderem darauf an, welche Kompetenzen und Fähigkeiten die Mitarbeiter des Unternehmens (zukünftig) benötigen, um die Unternehmensziele erreichen zu können. - Taktisches Personalmanagement
Diese Art der Personalwirtschaft beschreibt zwar auch eine Planung mit strategischem Hintergrund, jedoch unterscheidet sich diese im Hinblick auf die Nachhaltigkeit. Es geht hierbei darum, taktische Personalentscheidungen zu treffen, die für den Moment Sinn machen und zielführend sind. Jedoch sind diese Entscheidungen eher mittelfristig und weniger ganzheitlich gedacht. - Operatives Personalmanagement
Das operative Personalmanagement legt seinen Schwerpunkt auf die Abwicklung und Optimierung administrativer Abläufe, die Betreuung einzelner Mitarbeitender oder Mitarbeitergruppen, sowie die praktische Umsetzung von Maßnahmen, die sich aus der Unternehmensstrategie oder der Arbeit des strategischen Personalmanagements ableiten.
Da der Bereich der Personalwirtschaft sehr umfangreich ist, beschäftigt sich in großen Unternehmen oftmals eine komplette Abteilung mit der Erfüllung der Aufgaben. Doch weshalb ist gutes Personalmanagement so unerlässlich?
Warum gutes Personalmanagement wichtig ist
In den letzten Jahren hat das Thema Fachkräftemangel in Europa und vor allem in Deutschland für viele Schlagzeilen gesorgt. Laut der Bundesagentur für Arbeit waren Ende 2023 rund 1,7 Millionen Stellen in Deutschland unbesetzt. Hauptsächlich waren und sind hierbei die Branchen Verkehr und Logistik, im Verkauf, in Elektro-, Maschinen- und Metallberufen, in medizinischen Berufen sowie in Berufen der Unternehmensorganisation betroffen. Des Weiteren unterscheidet die statistische Erhebung den Fachkräfteengpass in drei Kategorien: Fachkräfte, Spezialisten und Experten. Im Bereich der Experten, Berufsfelder, die ein Studium voraussetzen, lag der Engpass bei 40%.
Doch gerade der Engpass im Bereich der Experten kann von Unternehmen durch gutes Personalmanagement zu einem gewissen Grad vorgebeugt werden. Durch eine klare Planung der Unternehmensstrategie der nächsten Jahre, wissen die Verantwortlichen welche Kompetenzen zukünftig im Unternehmen benötigt werden. An dieser Stelle ist es essenziell, die HR-Abteilung mit in die Planung einzubeziehen. Denn gerade in großen Unternehmen unterliegt der Bereich des Kompetenzmanagements voll und ganz der Personalabteilung – und genau dieses stellt die benötigte Grundlage für gutes Personalmanagement dar.
Mithilfe einer Skill-Matrix können HR-Experten ermitteln, welche zukünftig benötigten Kompetenzen vielleicht bereits an anderer Stelle im Unternehmen vorhanden sind, oder Kandidaten ausmachen, bei denen sich eine langfristige Weiterbildung auf eine zukünftige Schlüssel- beziehungsweise Expertenrolle anbietet.
Außerdem kann die HR-Abteilung im Falle von akuten Engpässen taktische Personalentscheidungen treffen.
Welche Aufgaben hat das Personalmanagement?
Wie bereits zuvor aufgezeigt, ist in dem Bereich des Personalmanagements, eine strategische, eine taktische und auch eine operative Komponente enthalten.
Es sollte an dieser Stelle jedoch auch erwähnt werden, dass Personalmanagement nicht in jedem Unternehmen gleich aussieht. Es ist immer auf die Ziele des jeweiligen Unternehmens, als auch auf die Größe und Branche ausgerichtet. Welche Aufgabenbereiche zu welchem Umfang ausgestalt sind, findet sich in der sogenannten Personalpolitik eines Unternehmens wieder.
Im Allgemeinen können jedoch die folgenden Einsatzgebiete definiert werden:
- Personalplanung
- Personalbeschaffung
- Personaleinsatz
- Personalverwaltung
- Vergütungsmanagement
- Personalentwicklung
- Personalcontrolling
Zuallererst kommt durch einerseits taktische als andererseits strategische Entscheidungen die Personalplanung ins Spiel. Diese beschreibt, welche Stellen, Fähigkeiten und Kompetenzen zukünftig im Unternehmen benötigt werden. Sobald diese theoretische Planung abgeschlossen ist, geht es an die Umsetzung. Das Rekrutieren und Anwerben der Talente fällt im nächsten Schritt in das Aufgabengebiet der Personalbeschaffung. Neben dem klassischen Ausschreiben der jeweiligen Stellen spielt Active Sourcing bei der Personalbeschaffung eine große Rolle – vor allem, wenn es sich um spezialisierte Fachkräfte handelt.
Sind die neuen Kollegen einmal Teil des Unternehmens, fallen sie unter den Verantwortungsbereich des Personaleinsatzes, beziehungsweise der Personalverwaltung. Eine Unteraufgabe der Verwaltung ist das Vergütungsmanagement. Es regelt alles, was mit der Entlohnung oder auch Boni der Mitarbeiter zu tun hat. Eine aktuelle Studie der Arbeitgeber-Vergleichsplattform kununu zeigt jedoch, dass das Gehalt zwar einen hohen Stellenwert hat, andere Benefits wie mehr Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten, Fahrtkostenzuschüsse oder Vergünstigungen immer wichtiger werden.
Eine weitere Komponente, die für Arbeitnehmer immer wichtiger wird, sind Weiterbildungen und Lernangebote. Darum kümmert sich der Bereich der Personalentwicklung. An dieser Stelle kommt außerdem wieder das strategische Personalmanagement ins Spiel. Denn einen guten Mitarbeiter zu halten und weiterzubilden, ist für Unternehmen um einiges kostengünstiger als das Anstellen einer neuen Person, welche die gesuchten Kompetenzen bereits besitzt. Ein weiterer positiver Nebeneffekt der Weiterbildung und Erhaltung von Mitarbeitern ist zudem, dass vorhandenes Wissen und Erfahrungswerte im Unternehmen gehalten werden. Diese kann langfristig einen signifikanten Wettbewerbsvorteil bedeuten.
Um zuletzt unter anderem, zu kontrollieren, ob Weiterbildungen Früchte tragen und Ziele erfüllt werden, wird ein gut aufgesetztes Personalcontrolling benötigt.
Welche Aufgaben hat das Personalmanagement?
Wie bereits zuvor aufgezeigt, ist in dem Bereich des Personalmanagements, eine strategische, eine taktische und auch eine operative Komponente enthalten.
Es sollte an dieser Stelle jedoch auch erwähnt werden, dass Personalmanagement nicht in jedem Unternehmen gleich aussieht. Es ist immer auf die Ziele des jeweiligen Unternehmens, als auch auf die Größe und Branche ausgerichtet. Welche Aufgabenbereiche zu welchem Umfang ausgestalt sind, findet sich in der sogenannten Personalpolitik eines Unternehmens wieder.
Im Allgemeinen können jedoch die folgenden Einsatzgebiete definiert werden:
- Personalplanung
- Personalbeschaffung
- Personaleinsatz
- Personalverwaltung
- Vergütungsmanagement
- Personalentwicklung
- Personalcontrolling
Zuallererst kommt durch einerseits taktische als andererseits strategische Entscheidungen die Personalplanung ins Spiel. Diese beschreibt, welche Stellen, Fähigkeiten und Kompetenzen zukünftig im Unternehmen benötigt werden. Sobald diese theoretische Planung abgeschlossen ist, geht es an die Umsetzung. Das Rekrutieren und Anwerben der Talente fällt im nächsten Schritt in das Aufgabengebiet der Personalbeschaffung. Neben dem klassischen Ausschreiben der jeweiligen Stellen spielt Active Sourcing bei der Personalbeschaffung eine große Rolle – vor allem, wenn es sich um spezialisierte Fachkräfte handelt.
Sind die neuen Kollegen einmal Teil des Unternehmens, fallen sie unter den Verantwortungsbereich des Personaleinsatzes, beziehungsweise der Personalverwaltung. Eine Unteraufgabe der Verwaltung ist das Vergütungsmanagement. Es regelt alles, was mit der Entlohnung oder auch Boni der Mitarbeiter zu tun hat. Eine aktuelle Studie der Arbeitgeber-Vergleichsplattform kununu zeigt jedoch, dass das Gehalt zwar einen hohen Stellenwert hat, andere Benefits wie mehr Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten, Fahrtkostenzuschüsse oder Vergünstigungen immer wichtiger werden.
Eine weitere Komponente, die für Arbeitnehmer immer wichtiger wird, sind Weiterbildungen und Lernangebote. Darum kümmert sich der Bereich der Personalentwicklung. An dieser Stelle kommt außerdem wieder das strategische Personalmanagement ins Spiel. Denn einen guten Mitarbeiter zu halten und weiterzubilden, ist für Unternehmen um einiges kostengünstiger als das Anstellen einer neuen Person, welche die gesuchten Kompetenzen bereits besitzt. Ein weiterer positiver Nebeneffekt der Weiterbildung und Erhaltung von Mitarbeitern ist zudem, dass vorhandenes Wissen und Erfahrungswerte im Unternehmen gehalten werden. Diese kann langfristig einen signifikanten Wettbewerbsvorteil bedeuten.
Um zuletzt unter anderem, zu kontrollieren, ob Weiterbildungen Früchte tragen und Ziele erfüllt werden, wird ein gut aufgesetztes Personalcontrolling benötigt.
Die Rolle des Personalmanagements für die Mitarbeiterbindung
Der oben genannte Prozess des Personalmanagements erinnert sehr stark an ein weiteres Modell, welches im Personalwesen häufig zum Einsatz kommt: Der Mitarbeiterzyklus, auch genannt Employee Lifecycle.
Der Mitarbeiterlebenszyklus ist ein Modell, welches die gesamte Zeit eines Mitarbeiters im Unternehmen in verschiedene Phasen einteilt. Angefangen mit dem Recruiting bis hin zum Offboarding.
Durch strategisches Employee Lifecycle Management stellen HR-Verantwortliche sicher, dass die Mitarbeiter in jeder Phase des Zyklus genau die Unterstützung erhalten, die sie benötigen und sich wünschen.
Denn das ultimative Ziel des Modells ist es, die bestmögliche Mitarbeitererfahrung zu bieten und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Je nach Quelle variiert die Anzahl der Phasen im Mitarbeiterzyklus. Am häufigsten kommt jedoch die Variante mit fünf Phasen ins Spiel: Recruiting, Onboarding, Learning und Development, Retention, Offboarding.
Die Rolle des Personalmanagements im Employee Lifecycle
Wenn die Phasen des Mitarbeiterzyklus richtig erkannt und unterstützt werden, kann die Mitarbeiterbindung langfristig erhöht werden.
Um diese Phasen gezielt zu managen, kommt es unter anderem auf ein gutes Personalmanagement an. Sind die Aufgaben des Bereiches auf die unterschiedlichen Phasen angestimmt, in denen sich ein Mitarbeiter gerade befindet, können Unternehmen massiv davon profitieren.
Während der Recruiting-Phase stellt das Personalmanagement sicher, dass geeignete Talente identifiziert und an das Unternehmen gebunden werden. Zudem sollten Bewerber, wie im Modell des Employee Lifecycles beschreiben, die bestmögliche Erfahrung mit dem Unternehmen haben. Der Fokus liegt somit auf der Anziehung qualifizierter Talente und der Vermittlung eines positiven ersten Eindrucks des Unternehmens.
In der Onboarding-Phase unterstützt das Personalmanagement neue Mitarbeiter bei der Eingliederung in die Unternehmenskultur und sorgt dafür, dass sie die notwendigen Ressourcen und Informationen erhalten, um produktiv zu werden. Diese Phase legt den Grundstein für die langfristige Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter.
Durch Learning & Development fördert das Personalmanagement die kontinuierliche Weiterbildung und das Wachstum der Mitarbeiter, was nicht nur deren Zufriedenheit, sondern auch ihre Leistung steigert. Ziel ist es, das Potenzial der Mitarbeiter auszuschöpfen und ihre Karriere im Unternehmen zu fördern.
Die Mitarbeiterbindung (Retention) wird durch gezielte Maßnahmen wie Anerkennung, Entwicklungsmöglichkeiten und ein positives Arbeitsumfeld gefördert und motiviert, wodurch das Personalmanagement hilft, Fluktuation zu vermeiden und Know-how im Unternehmen zu halten.
Schließlich sorgt das Personalmanagement im Offboarding für einen professionellen und respektvollen Austritt von Mitarbeitern, was nicht nur den Übergang erleichtert, sondern auch die Möglichkeit für eine spätere Zusammenarbeit offen hält.
Insgesamt trägt das Personalmanagement entscheidend dazu bei, den Employee Lifecycle zu steuern und sicherzustellen, dass sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeiter als auch die strategischen Ziele des Unternehmens erfüllt werden.
Die Zukunft des Personalmanagements
Zusammengefasst ist sehr deutlich geworden, welch wichtige Rolle die HR-Experten in den nächsten Jahren zukommen wird. Durch das strategische Anwerben und Weiterbilden von Mitarbeitern, bis hin zu der Motivation und Initiativen der Mitarbeiterbindung, unterliegt die Verantwortung der Personalabteilung.
Durch nachhaltiges und gute durchdachtes Personalmanagement, wird es zukünftig nicht nur gelingen, die Kosten durch Mitarbeiterbindung zu senken, sondern auch Schlüsselkompetenzen, Erfahrungswerte und jahrelanges Expertenwissen im Unternehmen zu halten.
Das kann langfristigen einen starken Wettbewerbsvorteil bedeuten.
Doch um dieses Ziel zu erreichen, müssen Führungskräften zwei Dinge bewusst sein:
Die HR-Abteilung ist ein Schlüssel-Department für die Zukunft und die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter müssen gehört werden.
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*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.