HR Services – zwischen Effizienzsteigerung und Mitarbeiteranliegen

Die HR Services haben keinen einfachen Job. Als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Mitarbeiter sind sie Dienstleister für beide Seiten. Ein Spagat, das es gerade in Zeiten von Kosteneinsparungen und Entlassungen zu meistern gilt. Doch was genau sind eigentlich HR Servies? Und weshalb sind sie so essenziell für Unternehmen?

Inhalt

• Was sind HR-Services?

• Was sind die Aufgaben der HR-Services?

• Warum sind HR-Services im Unternehmen wichtig? 

• Wie sehen HR-Services zukünftig aus?

• Fazit: HR-Services – mehr als ein reiner Hygienefaktor

Was sind HR Services?

In vielen Organisationen ist die HR-Abteilung klassischerweise nach dem Drei-Säulen-Modell von Dave-Ulrich aufgebaut. Die erste der Säulen bildet das Competence Center, das zweite die HR Business Partner und die dritte Säule sind die HR-Services. Im Gegensatz zu den anderen beiden Säulen, werden die Services leider oftmals als reine Hygiene angesehen, denn sie kümmern sich um alle administrativen Arbeiten, sowie die Beantwortung der Standardfragen.

HR-Services sind Dienstleistungen der Personalabteilung, die alle administrativen Arbeiten entlang des Employee Lifecycles umfassen. Dabei unterstützen sie einerseits das Unternehmen, andererseits sind sie direkter Ansprechpartner für die Anliegen der Mitarbeiter.

Was sind die Aufgaben der HR-Services?

Die Dienstleistungen der HR-Services erstrecken sich entlang des kompletten Employee Lifecycles.
Der Employee Lifecycle, auch Mitarbeiterzyklus genannt, ist ein Modell, das die komplette Reise eines Mitarbeiters im Unternehmen beschreibt – vom Recruiting bis hin zum Offboarding.

• Personalbeschaffung: Dies umfasst sowohl die Bedarfsplanung, als auch die Stellenausschreibungen, sowie die Auswahl und Einstellung neuer Kollegen und alle administrativen Aufgaben, die dabei anfallen.
• Personaladministration: Diese Aufgaben treten nach einem erfolgreichen Vorstellungsgespräch auf. Sie umfassen das Verwalten der Mitarbeiterdaten, die Erstellung neuer Arbeitsverträgen, sowie deren Ablage und Verwaltung, die Pflege der Personalakten, Mitarbeiterbefragungen und das Erfassen und Verwalten von Arbeitszeiten und Urlaubsansprüchen.
• Einarbeitung: Während des Onboardings unterstützen die HR Services bei der Einarbeitung neuer Kollegen
• Employee Retention: Mitarbeiterbindung ist eine wichtige Phase im Employee Lifecycle. Dabei spielt vor allem die Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten eine Rolle. HR Services unterstützen hierbei mit der Planung solcher Initiativen und Programme, Entwicklungsgesprächen, Karriereberatung und in manchen Fällen Mentoring.
• Gehaltsabrechnungen: Ein Gebiet der Aufgaben, weshalb die HR Services oftmals als Hygienefaktor angesehen werde. Es umfasst alles, was mit Löhnen, Gehältern, Sozialleistungen und Abzügen zu tun hat. Alles im Rahmen der steuerlichen und rechtlichen Vorgaben.
• Betreuung der Mitarbeiter: Die HR Services sind die Schnittstelle des Unternehmens und der Mitarbeiter. Daher stehen sie den Kollegen jederzeit bereit für Anliegen rund um Urlaub, Krankheit oder anderen Problemen, die im Arbeitsalltag auftreten.
• Offboarding: Verlässt ein Kollege das Unternehmen, fällt in der Personalabteilung viel administrative Arbeit an. Von der Abmeldung bis hin zum Arbeitszeugnis fallen hier eine Vielzahl an Aufgaben an.
• Compliance und Personalpolitik: Um sicherzustellen, dass Arbeits- und Datenschutzgesetze sowie Unternehmensrichtlinien eingehalten werden, werden entlang des kompletten Employee Lifecycles individuelle Richtlinien und Prozesse entwickelt und umgesetzt.

Warum sind HR-Services in Unternehmen wichtig?

Nach einer aktuellen Studie sehen Unternehmen die HR-Services im Drei-Säulen Modell als zweitwichtigste Funktion (49%) nach den HR Business Partnern (61%) an. Das war nicht immer so. Lange wurden vor allem die anderen beiden Bereiche des Modells als Faktoren für Innovation und Erfolg des Unternehmens angesehen. Weiter in der Studie geben 26% der befragten Unternehmen an, dass ihre HR-Funktion aktuell eine Baustelle ist. Das liegt an Themen wie Digitalisierung, Weiterentwicklung der Prozesse oder auch technologischen Entwicklung wie Künstlicher Intelligenz (KI).

Heute erkennen immer mehr Unternehmen, dass gerade die Funktion der HR-Services ausschlaggebend für den zukünftigen Erfolg des Unternehmens ist. Themen wie Einsatz von neuen Technologien und Digitalisierung der Arbeitsprozesse und Verwaltungsaufgaben sind nicht mehr wegzudenken in einer Zeit von Homeoffice und hybrider Arbeit. Auch der anhaltende Fachkräftemangel muss strategisch gemeistert werden.

Um all dies bewältigen zu können, ist es unerlässlich für HR-Verantwortliche in die strategische Planung des Unternehmens mit einbezogen zu werden, um klare Ziele und Prioritäten zu haben. Personalbeschaffung und Weiterentwicklung, sowie Mitarbeiterbindung sind keine Themen, die isoliert von der Unternehmensstrategie betrachtet werden sollten. HR Verantwortliche sollten mitsprechen dürfen.

Auf der anderen Seite sind sie maßgeblich für eine positive Employee Experience verantwortlich. Wie allgemein bekannt, fressen administrative Aufgaben viel Zeit. Es gilt, diese zu optimieren und zu digitalisieren, um sich effizienter um die Anliegen der Mitarbeiter kümmern zu können. Denn gute HR-Services tragen nachhaltig zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Haben Personalverantwortliche die Zeit, sich um die Anliegen individuell zu kümmern, fühlen sich die Kollegen wichtig und wertgeschätzt. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit wiederum führt zu einer Steigerung der Leistung und Produktivität. Außerdem bleiben zufriedene Mitarbeiter einem Unternehmen erhalten. Eine Steigerung der Mitarbeiterbindung senkt die Kosten, und hält wichtige Fachexpertise und Erfahrung im Unternehmen.

Und so schließt sich der Kreis. HR-Services mit ihren administrativen Aufgaben, so eingestaubt diese auch wirken mögen, sind maßgeblich für den langfristigen Erfolg von Unternehmen zuständig, de sie sich um deren wichtigste Ressource kümmern: die Mitarbeiter.

Wie sehen HR Services zukünftig aus?

Mit der aktuellen Entwicklung im HR-Services Bereich lassen sich die folgenden Trends für die kommenden Jahre identifizieren:

Digitalisierung und Einsatz von Technologien

Um Prozesse zu optimieren und automatisieren, wird zukünftig vermehrt KI zum Einsatz kommen.
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz macht jedoch bisher nur in manchen Bereichen sind, insbesondere bei einfachen, administrativen Aufgaben. Daher ist KI für die Personalabteilung aktuell noch nicht der Game-Changer, als der er oftmals angepriesen wird. Jedoch steckt zukünftig viel Potenzial im Einsatz von KI: Können Prozesse damit zuverlässig automatisiert werden, bleibt der Personalabteilung mehr Zeit um, die sie wiederum in die (individuelle) Personalbetreuung investieren können.  

Strategische Unternehmensplanung

Die aktuellen Herausforderungen wie Fachkräftemangel, Kosteneinsparungen und wirtschaftliche Krisen werden sich in den kommenden Jahren weiter zuspitzen. Wie bereits im Artikel erwähnt, müssen und werden Personalabteilungen zukünftig noch mehr in die strategische Planung von Unternehmen einbezogen werden. Das klingt jedoch einfacher als es ist. Denn in vielen, gerade großen Unternehmen wird die Personalabteilung nicht als Teil der „Strategierunde“ angesehen, sondern als rein ausführendes, unterstützendes Department. Diese Einstellung zu ändern, wird die wahre Herausforderung der nächsten Jahre sein.

Optimierung im Servicebereich

Je nachdem wie sich die HR-Services in den nächsten Jahren entwickeln werden, gibt es laut Personalmagazin (Ausgabe 10/2024, S.67) die drei folgenden Bereiche der Optimierung:

1. Operational Excellence Model: Hierbei liegt der Fokus ganz klar auf Effizient, Kosteneinsparungen, Kapazitätsplanung und Geschwindigkeit. Dies kann vor allem durch den Einsatz von Technologien geschehen, die dabei helfen, Prozesse zu standardisieren oder durch externe Unterstützung, der die Technologieeinführung betreut.
2. Continious Improvement Model: Bestehende Strukturen und Prozesse werden optimiert, um eine Verbesserung der Qualität, eine bessere Mitarbeitererfahrung und mehr Schnelligkeit zu gewinnen. Durch interne Umstrukturierungen werden die Kapazitäten mittelfristig stabilisiert und eine kontinuierliche Effizienzsteigerung erreicht.
3. People Experience Model: Wie bereits im Model enthalten, bezieht sich diese Optimierung auf die Mitarbeitererfahrung. Prozesse werden verschlankt, das Serviceportfolio jedoch erweitert. Dieses Model ist vor allem relevant für Unternehmen, die einen erhöhten Servicebedarf sehen und die Mitarbeitererfahrung strategisch an erster Stelle sehen.

HR Services – mehr als ein reiner Hygienefaktor

In den nächsten Jahren haben HR-Services die Change ihr Image komplett zu wandeln. Weg von der rein administrativen, unterstützenden Rolle, hin zu einem strategischen Partner im Unternehmen. Um das zu erreichen, muss sich jedoch vor allem das Mindset der Führungskräfte ändern.
Dabei müssen die Personalverantwortlichen gleichzeitig weiterhin den Spagat zwischen Effizienzsteigerung und Mitarbeiteranliegen meistern. Ob sie sich dabei auf den Einsatz von KI fokussieren oder dem Standardisieren und Verschlanken interner Prozesse, ist sowohl vom einzelnen Unternehmen, als auch von der strategischen Ausrichtung abhängig. Doch eines ist klar: HR-Services sind mehr als ein reiner Hygienefaktor – sie werden zukünftig maßgeblich zum Erfolg von Unternehmen beitragen, wenn sie richtig zum Einsatz kommen.

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*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.