Ein unbesetzter Arbeitsplatz kostet Unternehmen bis zu 38.000 Euro* – abhängig von der Relevanz und der Dauer bis zur Wiederbesetzung. Im Schnitt brauchen deutsche Unternehmen drei bis 4 Monate bei der Suche von passenden Bewerbern**. Insbesondere für Fachkräfte im IT-Bereich und Führungspersonal dauert die Besetzungszeit (=time-to-hire) deutlich länger: Im Durchschnitt werden drei bis sechs Monate benötigt, um eine offene Führungskraft-Position zu besetzen.
Fakt ist: Die Zeit bis zur zielgerichteten Besetzung eines Arbeitsplatzes kostet nicht nur Ressourcen, sondern auch eine Menge Zeit und Geld. Genau hier kommt der Begriff „Time-to-hire“ ins Spiel. Welche Rolle diese Metrik im Recruiting Prozess spielt und wie Sie mit ihrer Hilfe den Einstellungsprozess optimieren können, beantworten wir in diesem Artikel.
Was bedeutet Time-to-hire und wie optimieren Sie mit ihrer Hilfe den Einstellungsprozess?
Die Metrik beschreibt die Zeitspanne von der Entstehung einer Vakanz bis zur Besetzung der offenen Stelle. Für viele Unternehmen eine entscheidende Kennzahl (KPI) und ein Faktor für ein positives Geschäftsergebnis.
Dabei beeinflussen zwei Faktoren maßgeblich die Time-to-hire: Die Arbeitsmarktsituation in einer bestimmten Branche oder Region sowie die Effizienz der Recruiting-Prozesse.
Während die Arbeitsmarktsituation nicht direkt beeinflusst werden kann, haben Unternehmen die Möglichkeit, die Effizienz und Professionalität der eigenen Recruiting-Prozesse zu optimieren. Schnelle Reaktionszeiten und klare, nachvollziehbare Auswahl- und Entscheidungsprozesse sind dabei besonders wichtig – vor allem in Zeiten von angespannten Arbeitsmärkten.
Wie lange darf eine Stellenbesetzung überhaupt dauern? Und was kostet Sie?
Viele Unternehmen betrachten nur das Budget, welches für die Personalsuche benötigt wird. Dabei übersehen sie oft die Opportunitätskosten, die entstehen, wenn eine Stelle zu lange unbesetzt bleibt. Besonders bei Schlüssel- und Engpassfunktionen können diese Kosten immens sein.
Laut verschiedenen Befragungen liegt die durchschnittliche Time-to-hire zwischen 2 bis 4 Monaten. Fakt ist allerdings, dass die Suche und Auswahl geeigneter Kandidaten in der Regel deutlich länger dauert. Vor allem betrifft das die Besetzung von qualifizierten Fach- und Führungskräften. Zudem gaben 70% der befragten Personalleiter an, dass die Besetzungszeit in den vergangenen fünf Jahren gestiegen ist. Die restlichen 30% berichteten sogar von einem stark signifikanten Anstieg.
Hinzu kommt, dass immer wieder potenzielle Kandidat: innen im Bewerbungsprozess abspringen, was die Zeit oftmals zusätzlich verlängert. Einer der Gründe dafür ist die Candidate Journey!
Wie kann die Time-to-hire verkürzt werden?
Für den einzelnen Bewerber ist nicht nur der Zeitraum, in dem eine Position unbesetzt bleibt, von Bedeutung, sondern auch das individuelle Erleben des Auswahlverfahrens. Die Bewertung der persönlichen Erfahrungen nach der Einreichung der eigenen Bewerbung (Candidate Journey) ist insbesondere für Top-Kandidat:innen oft ein entscheidender Faktor. Deshalb sollten Unternehmen nicht nur auf eine effiziente und professionelle Gestaltung des Recruiting-Prozesses achten, sondern auch auf eine positive Candidate Journey. Ein transparenter und zügiger Auswahl- und Entscheidungsprozess, klare Kommunikation sowie ein angemessener Umgang mit Bewerbern sind hierbei wichtige Aspekte. Ansprechpartner aus der Personal- und Fachabteilung für interessierte Bewerber sollten unkompliziert erreichbar sein. Hierbei können zeitnahe Erstinterviews per Telefon oder Video ohne viel Aufwand die Reaktionszeiten wesentlich verkürzen.
Ebenfalls wichtig: Eine abteilungsübergreifende Abstimmung, um den Recruiting-Prozess zu optimieren. Abteilungsleiter und Führungskräfte sollten in den Prozess eingebunden werden, um schnellere Entscheidungen treffen zu können. Durch die Zusammenarbeit können die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen besser berücksichtigt werden und der Prozess kann effizienter gestaltet werden. Unternehmen, die dies berücksichtigen, können sich im Kampf um die besten Talente einen entscheidenden Vorteil verschaffen.
Allerdings scheint dies für viele Unternehmen aufgrund von Zeitmangel und der Auslastung der Entscheider in den Personal- und Fachabteilungen nicht immer möglich zu sein. Aus Sicht der Bewerber verlieren Unternehmen durch lange Reaktionszeiten und Verzögerungen im Auswahl- und Entscheidungsprozess an Attraktivität. Oftmals führt das Gefühl mangelnder Wertschätzung oder Verunsicherung über die Dauer des Auswahlprozesses dazu, dass sich die besten Kandidaten für einen Rückzug aus einem Auswahlverfahren entscheiden, das intransparent und zeitlich ausufernd erscheint.
Mit der passenden Personalberatung zur verkürzter Time-to-hire!
Die Entscheidung gegen eine externe Personalberatung wird von Unternehmensseite oft mit den Kosten begründet. Unternehmen vergessen jedoch oft, dass die Kosten einer unbesetzten Stelle oft höher ausfallen als die Kosten für die Vermittlung. Eine professionelle Personalberatung kann dabei helfen, den Einstellungsprozess zu beschleunigen und die Suche nach qualifizierten Kandidaten zu erleichtern:
- Fach- und Expertenwissen: Personalberatungen verfügen über ein umfangreiches Fachwissen und Erfahrung in der Rekrutierung von Talenten. Sie können Unternehmen dabei helfen, den Prozess zu beschleunigen, indem sie den Fokus auf die wichtigsten Schritte legen und effektive Methoden anwenden.
- Zugang zu einem breiten Talentpool: Eine Personalberatung hat Zugang zu einem breiten Netzwerk von Kandidaten, die bereits vorselektiert wurden. Das spart Zeit und Energie bei der Suche nach geeigneten Kandidat:innen.
- Screening-Prozess: In der Regel werden umfassende Screening-Prozesse durchgeführt, um sicherzustellen, dass Kandidat:innenen die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen mitbringen. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass sie qualifizierte Bewerber:innen auswählen.
- Beschleunigung des Bewerbungsprozesses: Durch erfahrende Headhunter kann der Bewerbungsprozess beschleunigt werden, indem sie effiziente Methoden wie Video-Interviews, Online-Tests und vorab vereinbarte Termine verwenden. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz.
- Reduzierung der Personalbeschaffungskosten: Die Kosten für die Personalbeschaffung können reduziert werden, indem die effektivsten Rekrutierungsmethoden anwendet werden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Unternehmen nur qualifizierte Kandidat:innen auswählen.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine passende Personalberatung dabei helfen kann, die Time-to-hire zu verkürzen und Kosten zu sparen. Durch die Zusammenarbeit mit einer professionellen Personalberatung können Unternehmen schnell den richtigen Mitarbeiter finden und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
Sie möchten Ihre Time-to-Hire verringern, wissen jedoch noch nicht, wie Sie dies erreichen können? Gerne stehen wir Ihnen zur Seite und helfen Ihnen dabei. Kontaktieren Sie uns ganz einfach für ein unverbindliches Beratungsgespräch!
Quellen:
*Vakanzkosten – ein unbesetzter Arbeitsplatz kostet Unternehmen bis zu 38.000 Euro | Stepstone. (2022, 1. Juli) Stepstone. https://www.stepstone.de/e-recruiting/blog/vakanzkosten-unbesetzter-arbeitsplatz/#:~:text=Mit%20rund%2038.000%20Euro%20Umsatzeinbu%C3%9Fen,37.301%20Euro%20und%20118%20Tagen.
**Unternehmen suchen durchschnittlich vier Monate nach Fachkräften. (2023, 16. März). Pressemitteilung | ifo Institut. https://www.ifo.de/pressemitteilung/2023-03-16/unternehmen-suchen-durchschnittlich-vier-monate-nach-fachkraeften