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FEEDBACKGESPRÄCH

So wird das Feedbackgespräch zum Erfolg

Feedbackgespräche sind essentiell um in regelmäßigen Abständen den Status Quo zwischen Angestellten und Vorgesetzten zu besprechen. So wird ermittelt, ob sich beide Parteien (noch) einig sind, was die geleistete Arbeit, persönliche Ziele, Zuständigkeiten oder den aktuellen Stand von Projekten betrifft. In vielen Unternehmen finden Feedbackgespräche zum Jahresende statt. Sie sind oft obligatorisch und ein zentrales Element der jeweiligen Personalführung, denn nur
wenn Mitarbeiter regelmäßig Feedback erhalten und auch selbst geben dürfen, können sie optimal gefördert werden.

Trotz ihrer positiven Auswirkung auf die Leistungsbereitschaft und das Arbeitsklima begegnen Führungskräfte und Arbeitnehmer in Deutschland dem Feedbackgespräch oft noch mit großer Verunsicherung. Damit ein Feedbackgespräch dennoch ein Erfolg wird, haben wir die drei wichtigsten Punkte für ein gelungenes Gespräch zusammengefasst:

Ideales Timing:

Normalerweise finden Feedbackgespräche regelmäßig statt. In den meisten Unternehmen hat sich ein jährlicher oder halbjährlicher Turnus etabliert. Aber auch nach dem Abschluss eines großen Projektes oder in einer akuten Krisensituation sind Feedbackgespräche ein sinnvolles Tool, um die Mitarbeiterzufriedenheit hochzuhalten. Außerdem ist es wichtig, dass auch Mitarbeiter Gespräche einfordern können, um eventuellen Problemen im Arbeitsalltag schon frühzeitig entgegen zu wirken. Egal welche Partei um ein Feedbackgespräch bittet: Es ist wichtig den Termin mit etwas Vorlauf festzulegen, etwa zwei bis drei Wochen, damit sich alle Gesprächspartner ausreichend vorbereiten können. Außerdem sollte für ein Feedbackgespräch mindestens eine Stunde
veranschlagt werden, um genug Zeit und Ruhe für das Gespräch zu haben. Wenn Feedbackgespräche gut vorbereitet werden, bieten sie allen Beteiligten die Möglichkeit, sich in einem ruhigen, professionellen und sicheren Rahmen offen auszutauschen – auch über kritische Punkte der Zusammenarbeit.
Dieser Dialog kann aber nur stattfinden, wenn sich sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter vorab Gedanken darüber gemacht haben, was sie im Feedback- oder Mitarbeitergespräch anbringen wollen. Nehmen Vorgesetzte diese Gespräche nur als lästige Pflicht war und setzen sich im Vorhinein nicht mit der erbrachten Leistung ihrer Mitarbeiter auseinander, können sie diese weder sinnvoll beurteilen, noch Optimierungspotentiale erkennen. Andererseits verschenken Mitarbeiter, die sich
nur als passive Zuhörer verstehen, die während des ganzen Gespräches Kritik einstecken müssen, um sich dann frustriert und demotiviert wieder an die Arbeit zu machen, eine wertvolle Möglichkeit ihren Arbeitsalltag nachhaltig zu verbessern. Und machen es ihren Vorgesetzten schwer, ein sinnvolles Mitarbeitergespräch zu führen.

Also: Gut vorbereitet ist halb gewonnen. Überlegen Sie sich, was Sie sagen wollen – und schreiben Sie es auf. Lästern Sie nicht über Kollegen oder andere Mitarbeiter und lassen Sie private Probleme außen vor. Teilen Sie als Mitarbeiter ihre beruflichen Ziele und Wünsche mit und nehmen Sie diese als Vorgesetzter ernst. Bringen Sie Kritik höflich und sachlich an und suchen Sie gemeinsam nach Möglichkeiten Defizite auszuräumen, bspw. durch das Wahrnehmen von Schulungen, einen angepassten Aufgabenbereich oder den Support durch andere Fachkräfte.

Der Ablauf des Feedbackgesprächs:

Um das Feedbackgespräch bestmöglich zu moderieren, macht es Sinn sich an einen verbindlichen Ablauf zu halten. Dieser kann auf alle Feedbackgespräche angewandt werden und hilft, einmal verinnerlicht, auch bei der Vorbereitung der Gespräche. So kann sichergestellt werden, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden und die Gesprächsdauer optimal genutzt wird.

Ein möglicher Ablauf kann zum Beispiel sein:

Phase 1 Analyse und Feedback:

Nach der Begrüßung beurteilen Vorgesetzter und Mitarbeiter die erbrachte Arbeitsleistung seit dem letzten Feedbackgespräch. Es wird gemeinsam analysiert, ob gesteckte Ziele erreicht wurden und mögliche Kritikpunkte werden angesprochen.

Phase 2 Planung und Ziele:

Vorgesetzter und Mitarbeiter besprechen eventuelle Veränderungen, planen (neue) Aufgaben und legen fest, welche Ziele bis zum nächsten Feedbackgespräch
erreicht werden sollen.

Phase 3 Perspektive und Entwicklung:

Gemeinsam erarbeiten Vorgesetzter und Mitarbeiter berufliche Perspektiven. Dabei werden persönliche Wünsche und Entwicklungsoptionen einbezogen. In dieser Phase können auch konkrete Möglichkeiten zur Weiterbildung besprochen werden.