Ein Einarbeitungsplan ist ein Instrument, um MitarbeiterInnen in ein Arbeitsverhältnis zu begleiten oder auf eine neue Position vorzubereiten. Dabei stellt der Einarbeitungsplan eine große Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin dar, indem der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin zeigt, dass er/sie sich mit einen strukturierten Ablauf um seine Einarbeitung kümmert. Für ArbeitgeberInnen wiederum ist es wichtig, einen Plan darüber zu haben, wann dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin in welchem Zeitraum welches Know-how beigebracht wird, um schnellstmöglich die volle Arbeitsleistung zu erreichen.
Die Hauptbestandteile eines Einarbeitungsplans setzen sich aus fünf Hauptkomponenten zusammen:
1. Vorbereitung und Begrüßung:
Der Arbeitsplatz ist für neue KollegInnen vorbereitet. Der Rechner oder die Maschine sind entsprechend eingerichtet und ein Kollege oder eine Kollegin steht bereit, um sich um das neue Teammitglied zu kümmern. Wichtig ist, dass sich die Führungskraft Zeit für den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin nimmt, ihn/sie begrüßt und dem Team vorstellt.
2. Informationsübergabe:
Neben sicherheitsrelevanten Unterweisungen sind neue Mitarbeitende über Abläufe im Unternehmen zu informieren. Unter diesem Punkt sind MitarbeiterInnen, die Abteilungen, deren Aufgaben sowie die wichtigsten AnsprechpartnerInnen im Unternehmen vorzustellen. Dazu gehört auch die Information über die Räumlichkeiten wie der Kopierraum, die Kaffeeküche oder die sanitären Einrichtungen.
3. Praktische Einarbeitung:
Am besten ist, wenn der Vorgänger oder die Vorgängerin noch im Unternehmen ist und die Einarbeitung übernehmen kann. Ist dies nicht der Fall, arbeiten KollegInnen mit ähnlichen Aufgaben neue Mitarbeitende ein.
4. Begleitung durch Vorgesetzte:
Die Einarbeitung von Mitarbeitenden ist nicht allein den KollegInnen zu überlassen, sondern ist von den Führungskräften zu steuern. Diese haben sich regelmäßig nach dem Stand der Einarbeitung zu erkundigen und mit dem neuen Teammitglied ein Feedbackgespräch zu führen.
5. Übernahmeentscheidung:
Das Ende der Einarbeitungszeit ist auch häufig gleichzusetzen mit dem Ende der Probezeit. Damit fällen Arbeitgebende die Entscheidung, ob der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin sich bewähren konnte. Neue MitarbeiterInnen werden ebenso für sich die Entscheidung treffen müssen, ob sie sich im Unternehmen angekommen fühlen. Für eine positive Entscheidung seitens der MitarbeiterInnen ist ein gut strukturierter Einarbeitungsplan förderlich.
