Das Ziel des Datenschutzes ist es, die Persönlichkeitsrechte von BewerberInnen und ArbeitnehmerInnen zu schützen. Seit 2017 regelt das Bundesdatenschutzgesetz den Datenschutz für Mitarbeitende und verleiht ihnen klar definierte Rechte. Demnach hat jeder Arbeitnehmende gegenüber dem Arbeitgebenden das Recht, Auskunft über die zu ihm/ihr gespeicherten Daten inkl. der Personalakte zu verlangen und diese einzusehen.
Zusätzlich haben Arbeitgebende die Arbeitnehmenden über folgende Punkte zu informieren:
Welche Daten sind erhoben worden?
Wie werden die erhobenen Daten verarbeitet?
Wer kann die Daten einsehen?
Wie lange und nach welchen Kriterien werden die Daten gespeichert?
Sind die erhobenen Daten falsch oder veraltet, haben Arbeitnehmende einen Anspruch auf Löschung oder Korrektur der Daten.
ArbeitgeberInnen sind gemäß dem Datenschutzgesetz dazu verpflichtet, die personenbezogenen Informationen streng vertraulich zu behandeln. Arbeitnehmende haben im Gegenzug die Pflicht, alle Daten mitzuteilen, die für das Arbeitsverhältnis notwendig sind.
Werden personenbezogene Daten z. B. zum Zwecke der Lohnabrechnung an Dritte übertragen, darf diese Übermittlung nur verschlüsselt erfolgen. Ferner sind die Daten vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte im Unternehmen zu schützen. Sofern das Unternehmen mit einer modernen Software arbeitet, ist es auf der sicheren Seite, dass die Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden. Zur Dokumentation der einzelnen Bearbeitungsschritte der Daten erstellen die Softwaren gemäß Art. 30 Abs. 2 DSGV ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
Im Bereich des Bewerbermanagements müssen ebenso bestimmte Voraussetzungen an den Datenschutz erfüllt werden. So dürfen die Bewerbungsunterlagen und alle damit verbundenen Daten maximal bis zu sechs Monate gespeichert werden. Bewerberdaten dürfen an andere Personen, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind, weitergeleitet werden. Jedoch ist darauf zu achten, dass nach sechs Monaten alle Informationen zum Bewerbenden gelöscht werden, dazu zählen auch E-Mails. Auf Anfrage des Bewerbenden muss die Personalabteilung nachweisen können, an wen die Unterlagen weitergeleitet worden sind und dass die Löschung erfolgt ist.
Es zeigt sich, dass der Datenschutz im Bereich Human Resources ein wichtiges Thema ist. Bei einem Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften drohen Strafen in Höhe von bis 20 Mio. € oder von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens (je nachdem, welcher Betrag höher ist).
